Пять причин, почему ваши агенты Бейл Бонд должен рассмотреть вопрос управления документами

Если вы похожи на большинство холопов под залог, бумага является важной частью вашего дня. Отслеживание залог приложений, возмещение соглашений, расписок и многое другое является ключом к платят и пребывания в соответствии с государственными и федеральными нормативами.

Управление документами, или представления документов, практика оцифровку, индексирование и архивирование бумажных и электронных документов для удобства хранения и поиска информации. Залог крепостных по всей стране переходят на эту технологию, чтобы отслеживать документы они используются для хранения на бумажных файлов и папок.

Это то, что будет работать в вашем агентстве? Давайте посмотрим на пять основных причин, почему вы должны рассмотреть управления документами.

1. Вы можете сэкономить деньги. С помощью системы управления документами, вы можете уменьшить количество бумаги, вы покупаете и практически исключить почтовые расходы, фотокопии, факс, курьеров и удаленное хранение. Вы также можете ... уменьшить расходы потребления бумаги, потому что вы можете непосредственно по электронной почте или по факсу документы других учреждений, а печать и рассылку громоздких файлов бумаги. Используя этот инструмент, вы и ваши сотрудники быстро станет более эффективной и продуктивной - дать им больше времени, чтобы сосредоточиться на других задачах - который спасет, если не сделает вас деньги.

2. Вы можете сэкономить время. С управления документами, вы можете получить мгновенный доступ к файлам. Сканирование документов один раз и никогда не печатать их снова. Нет подачи и поиска папок. Просмотр документов, не покидая своего рабочего места. В то время как вы находитесь в области, вы можете легко получить доступ к оригинальным файлам через любой веб-системы управления документами. В аэропорту или в домашнем офисе в 3 часа ночи, вы можете подтянуть нужные файлы с помощью индекса или поиск по ключевым словам.

Один залог связи компания будет отслеживать клиентов в системы управления документами с использованием индексов, как:

• Имя клиента
• Мощность номер
• Количество облигаций
• Дата исполнения Бонд
• Дата Бонд разряда

Возможность поиска документов с помощью любого сочетания этих значений индекса плюс ключевое слово поиска делает практически невозможным проиграть файл.

И, если у вас есть несколько офисов, вам не нужно будет несколько копий документов. Хранение их в одном месте позволит работникам получить их в любом месте - даже одновременно. Размещая переписка по электронной почте в тот же электронный картотечный, фотографии, заметки и другие документы, это будет быстрее и проще для своих сотрудников, чтобы посмотреть информацию о клиенте. Больше не положить людей на удержание. Большинство систем управления документами будет работать с вашей текущей версии программного обеспечения для управления контактами, так что вам не нужно будет хранить файлы в обоих местах. Если вы изменяете поставщиков управление контактами, ваши электронные файлы останутся нетронутыми и доступны.

3. Вы можете освободить место в офисе (или вне его), устраняя старые файлы и картотеки. Электронные файлы юридически приняты в качестве оригинала. Клочок громоздких файлов бумаги, экономит место и включите области шкафу в продуктивные рабочие зоны. "Я был вне пространства, пока я не начал использовать управление документами", пояснил Джим Longstreth, владелец своего района Realty, Санкт-Петербург, штат Флорида. "Я был в состоянии избавиться от файлов клиента я имел в шкафу моего сына".

4. Вы можете создать аварийного восстановления план Значение стихийных бедствий и техногенных бедствий -. Как в судебном порядке. Наводнения, пожары, ураганы, землетрясения, вандализм и воровство место бумажных файлов в опасности каждый день. С помощью системы управления документами, вы можете быть уверены, что ваша компания все еще находится в бизнесе, когда стихийное бедствие. Чем больше вы будете сканировать, тем меньше вы должны проиграть! Большинство систем управления документооборотом помогут вам встретить Федерального конфиденциальность и безопасность регулирования. В качестве бонуса, вы встретите промышленность и города, штата и федеральных норм и правил, касающихся делопроизводства и хранения.

5. Вы можете увеличить требований. Во Флориде, например, каждый лицензированный агент должен вести учет залог облигаций в своем офисе, были казнены или подписана его или ее. Агент должен держать эту информацию в течение трех лет после того, как ответственность поручителя было прекращено. "Хотя у нас только требуется, чтобы наши документы в течение трех лет по закону, мы хотим, чтобы иметь возможность сохранять их на неопределенное время в случае, если нам нужно ссылаться на них в будущем", объяснил Джереми Лебединое облигаций Moncrief залог в Орландо, штат Флорида.

Отчеты компании под залог облигаций открыты для осмотра, проверки и фотографическое воспроизведение регулирующим органом и в любое время, департамент может потребовать от агента предоставить ему, таким образом, или форма, поскольку она требует, любую информацию, касающуюся залог связь бизнеса, что агент. Веб-системы управления документами позволяет залог раб предоставлять временный доступ к аудиторам или власти пересмотреть записи хранятся в Интернете - изготовление работу каждого легче в долгосрочной перспективе.

Система управления документами также является идеальным местом для хранения информации о сотрудниках, в том числе лицензий, сертификатов и отпечатков пальцев карт.

Бейл связи компании во всем мире будут удивлены тем, насколько доступным и легким системы управления документами может быть. "Мало того, что системы управления документами отличный способ для бизнеса организовать их бумажных и электронных файлов, но они также являются большой на устранение ненужных затрат - как почтовые, курьеров и удаленное хранение", пояснил Лесли Хейвуд, исполнительный директор eBridge решения в Тампа. "Мы видим, что бизнес любого размера во всех отраслях сделать выключатель." Если ваш бизнес будет дальше?

Статистическое управление документами:

• 70% "белых воротничков" работник времени тратится на обработку бумажных документов
• 15% всех бумажных документов, неправильно оформленных или неправильно
• 30% документов, используемых ежедневно содержать устаревшую информацию
• 40% рабочего времени работников проводится поиск неправильно оформленных, неуместно, или потерянные документы
• Бумага растет на 25% в год в типичной организации, а это означает, что он удвоится всего за время трех лет!
• Бумажные процессы трудно проверить на соответствие государственному регулированию
• Большинство предприятий не имеют резервного копирования для своих бумажных документов, и был бы не у дел в случае стихийного или иного бедствия

Стефани Л. Джонс, MBA, является директором по маркетингу eBridge решений , веб-управления документами поставщика располагается в городе Тампа, штат Флорида. Стефани может быть достигнуто на sjones@eBridgeSolutions.com

Теги: залог