Cinco razones por sus agentes de fianza debe considerar la gestión de documentos

Si usted es como la mayoría de los fiadores de fianza, el papel es una parte importante de su día. Hacer un seguimiento de las solicitudes de libertad bajo fianza, los acuerdos de indemnización, recibos y mucho más es la clave para conseguir atención y permanecer en cumplimiento con las regulaciones estatales y federales.

La gestión de documentos o imágenes de documentos, es la práctica de la digitalización, indexación y archivo de papel y documentos electrónicos para facilitar su almacenamiento y recuperación. Fiadores en todo el país están recurriendo a esta tecnología para realizar un seguimiento de los documentos que se utilizan para almacenar en los archivos y carpetas de papel.

¿Es esto algo que podría funcionar en su agencia? Echemos un vistazo a cinco razones por las que usted debe considerar la administración de documentos.

1. Usted puede ahorrar dinero. Con un sistema de gestión de documentos, usted puede reducir la cantidad de papel que usted compre y prácticamente eliminar postales, fotocopias, fax, correos y almacenamiento fuera del sitio. También puede ... disminuir sus costos de consumo de papel, ya que directamente puede enviar un e-mail o fax los documentos a otras agencias en lugar de imprimir y enviar por correo archivos voluminosos de papel. Con esta herramienta, usted y sus empleados se convertirá rápidamente en más eficiente y productiva - dándoles más tiempo para centrarse en otras tareas-que se salvan, si no lo hacen, el dinero.

2. Usted puede ahorrar tiempo. Con la gestión de documentos, usted puede tener acceso instantáneo a los archivos. Escaneo de documentos una vez y nunca los vuelva a imprimir. No presentación o la búsqueda de carpetas. Ver los documentos sin moverse de su escritorio. Mientras que usted está en el campo, usted puede fácilmente acceder a los archivos originales a través de cualquier sistema de documento de gestión basada en web. En el aeropuerto o en la oficina de su casa a las 3 de la mañana, se puede tirar de los archivos que usted necesita usar búsquedas de índices o palabra clave.

Una compañía de fianzas hará un seguimiento de los clientes en su sistema de gestión de documentos mediante índices tales como:

• Nombre del cliente
• Número de energía
• Número de Bond
• Bond Fecha de Ejecución
• Bond Fecha de baja

Ser capaz de buscar documentos utilizando cualquier combinación de los valores de los índices más la búsqueda de palabras hace que sea prácticamente imposible perder un archivo.

Y, si usted tiene varias oficinas, no se necesitan múltiples copias de los documentos. El almacenamiento en una ubicación central que los empleados de recuperarlos desde cualquier lugar - incluso de forma simultánea. Al colocar la correspondencia electrónica en el archivador electrónico como fotos, notas y otros documentos, que será más rápido y más fácil para sus empleados para ver la información del cliente. No más de poner a la gente en espera. La mayoría de los sistemas de gestión documental que funciona en su actual software de gestión de contactos, por lo que no tendrá que almacenar archivos en ambos lugares. Si cambia de proveedor de gestión de contactos, los archivos electrónicos se mantendrá intacto y disponible.

3. Puede liberar espacio en su oficina (o en otro lugar) mediante la eliminación de archivos antiguos y archivadores. Los archivos electrónicos están legalmente aceptadas como el original. Triture archivos voluminosos de papel, ahorrar espacio y convertir las áreas de presentación del gabinete en áreas de trabajo productivos. "Yo estaba fuera del espacio, hasta que empecé a utilizar la gestión de documentos", explicó Jim Longstreth, propietario de sus inmuebles Barrio, de San Petersburgo, Florida. "Yo era capaz de deshacerse de los archivos de clientes que tenía en el armario de mi hijo."

4. Usted puede crear un plan de recuperación de desastres Significado de los desastres naturales y desastres provocados por el hombre -. Como una demanda. Inundaciones, incendios, huracanes, terremotos, vandalismo y el robo de archivos de papel coloque en peligro cada día. Con un sistema de gestión de documentos, usted puede estar seguro de que su compañía todavía está en el negocio cuando ocurre un desastre. Cuanto más se escanea, menos usted tiene que perder! La mayoría de los sistemas de gestión de documentos le ayudarán a cumplir con la privacidad y la regulación federal de la seguridad. Como extra, te encontrarás con la industria y las normas municipales, estatales y federales y reglamentos relativos a la conservación de registros y retención.

5. Puede aumentar el cumplimiento. En Florida, por ejemplo, cada agente con licencia debe mantener un registro de fianzas en su oficina que fueron ejecutados o visados ​​por él o ella. El agente debe mantener esta información durante tres años después de que la responsabilidad de la garantía se ha terminado. "A pesar de que sólo están obligados a mantener los documentos durante tres años por la ley, queremos ser capaces de almacenar de manera indefinida en caso de que necesitemos para hacer referencia a ellos en el futuro", explicó Jeremy Swan de Fianzas Moncrief en Orlando, Florida.

Los registros de una compañía de fianzas están abiertas a examen, inspección, y la reproducción fotográfica de la autoridad reguladora y en cualquier momento, el departamento puede requerir al agente para que le aporte, de tal manera o forma, ya que requiere, toda la información relativa a la fianza negocio de dicho agente. Sistemas basados ​​en Web de gestión de documentos permiten al fiador de la fianza para otorgar el acceso temporal a los auditores o las autoridades para revisar los archivos almacenados en línea de decisiones más fácil el trabajo de todos en el largo plazo.

Un sistema de gestión documental es también el lugar perfecto para almacenar información de los empleados, incluyendo licencias, certificados y tarjetas de huellas digitales.

Libertad bajo fianza de bonos las empresas en todas partes se sorprenderá de cómo los sistemas de documentos accesibles y de fácil manejo puede ser. "No sólo son los sistemas de gestión de documentos una gran manera para que las empresas organizan su papel y archivos electrónicos, pero también son excelentes en la eliminación de gastos innecesarios - como postales, correos y almacenamiento fuera del sitio", explicó Leslie Haywood, director general de Soluciones de eBridge Tampa. "Estamos viendo empresas de cualquier tamaño en todos los sectores hacer el cambio." Si su negocio el próximo?

Estadísticas de la Oficina de Tramitación:

• 70% de "cuello blanco" trabajador a tiempo se dedica a procesar los documentos en papel
• 15% de todos los documentos en papel se traspapelado o perdido
• 30% de los documentos utilizados a diario contienen información obsoleta
• 40% del tiempo del trabajador se dedica a la búsqueda de documentos mal archivado, fuera de lugar, o se pierde
• Papel crece un 25% por año en la organización típica, lo que significa que se duplicará en poco más de tres años!
• Procesos basados ​​en papel son difíciles de validar el cumplimiento de la regulación gubernamental
• La mayoría de las empresas no tienen una copia de seguridad para sus documentos basados ​​en papel, y estaría fuera del negocio en caso de un desastre natural o de otro tipo

Stephanie L. Jones, MBA, es el Director de Marketing de Soluciones eBridge , un proveedor de documento de gestión basada en web ubicada en Tampa, Florida. Stephanie se puede alcanzar en sjones@eBridgeSolutions.com

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